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Über unseren Blog, möchten wir ihnen auf kürzestem und schnellstem Wege, alle Informationen übermitteln, welche für sie relevant sind.

Egal ob wir eine neue Schnittstelle entwickelt haben, sie neueste Informationen zu aktuellen Updates suchen, wir selbstentwickelte Workflowprozesse vorstellen möchten, neue AddOns zur Verfügung stehen, oder einfach wichtige Informationen für Ihr Kerngeschäft weiter zu leiten sind...

... genau hier finden sie die Informationen, auf welche sie nicht verzichten können.

Es ist schon wieder so weit. Das Jahr neigt sich dem Ende entgegen und in der BüroWARE stehen die Jahreswechsel an.

Um Ihnen die Arbeiten zu erleichtern, haben wir die zugehörigen Dokumentationen überarbeitet und stellen sie Ihnen hiermit zur Verfügung. Sollten sie sich beim Jahreswechsel unsicher sein, sie Unterstützung benötigen, oder einfach nur eine Frage haben, dann steht Ihnen Ihr Team der SBS Datensysteme GmbH gern zur Verfügung.

Achten sie bitte darauf, dass sie die jeweils passende Dokumentation benutzen.

Dokumentation zum Jahreswechsel BüroWARE Warenwirtschaft für Medical Kunden

Dokumentation zum Jahreswechsel BüroWARE Warenwirtschaft

Dokumentation zum Jahreswechsel in der BüroWARE Finanzbuchhaltung

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ACHTUNG! Updateaktion verlängert
Für Kunden die einen PDFMAILER Server 3.0 oder 4.0 erworben haben, besteht noch die Möglichkeit bis zum 31.12.2011 ein kostengünstiges Update auf die Version 5.1 zu erwerben.

Für das Produkt gotomaxx PDF Mailer 5 gibt es bis zum Jahresende 2011 eine Sonderaktion für Bestandskunden, die bisher die Version 4, oder die Version 3 einsetzen. Das Update von der Version 3/ 4 auf die Version 5 erhalten sie im angegebenen Zeitraum zum halben Preis.

Warum auf die aktuellste Version wechseln?

Der PDFMAILER 5 lernt „elektronische Rechnung“. Mit der aktuellen Version 5.1 können auch PDFMAILER Kunden die elektronische Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur an Businesspartner versenden und dies genauso, wie es der Gesetzgeber vorgibt. Dieser Service der Initiative „signaturen-kostenfrei.de“ ist für den PDFMAILER 5 Anwender ohne Zusatzkosten verfügbar.

Weitere Features des PDFMAILER 5

• Verbesserte Benutzerführung

• „1-Click zum PDF“ Technologie

• Grafiken und Briefpapiere direkt im Preview bearbeiten

•  Neuer Veröffentlichungsoptionen (Microsoft® Sharepoint®, FTP Upload)

Bitte beachten sie auch in diesem Zusammenhang

Produktpflege, Anpassungen an aktuelle und kommende Betriebssysteme, sowie Supportleistungen werden ausschließlich für die aktuelle Version 5 durch den Hersteller erbracht.

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Der Kunde definierte die Anforderung, aus der BüroWARE heraus Belege via Fax senden zu können. Dabei wird Tobit FaxWare als Faxdruckertreiber eingesetzt und aus der BüroWARE automatisiert angesteuert.

Auf Workflowbasis werden nun per Klick alle Daten zusammengestellt, das für die Belegart zuständige Druckformular ermittelt und die Nummer des Faxempfängers aus den Stammdaten der BüroWARE ermittelt. Hierbei ist die Unterteilung in hinterlegte Ansprechpartner, oder den eigentlich Stammsatz der Adresse von entscheidender Bedeutung, für die Ermittlung der korrekten Empfängernummer. Der Bediener hat dennoch jederzeit die Möglichkeit, die Empfängernummer manuell zu definieren.

Über Parameter werden direkt aus der BüroWARE der Faxempfänger, eine Betreffzeile und ebenfalls ein Formularlayout übergeben, damit Ihre Faxe auch in Ihrem Firmen-CI beim Kunden ankommen. Über die Parameter von Tobit FaxWare sind viele weitere Einsatzmöglichkeiten realisierbar.

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Die BüroWARE enthält eine Reihe von Standardfunktionen, welche in der täglichen Arbeit mehr als hilfreich sein können. In unserer Rubrik "Wussten sie schon?" stellen wir ihnen diese Funktionen vor.

Wussten sie z.B. schon, dass BüroWARE über ein Dashboard verfügt, welches verschiedene und nützliche Tools bereits hält?

Über das Dashboard ist es z.B. möglich alle gesperrten Artikel, oder Adressen einzusehen. Über eine weitere Funktion, können diese auch direkt wieder frei gegeben werden. Benötigt wird hierfür lediglich eine gültige CRM/ OfficePlaner Lizenz und das Zugriffsrecht seine Arbeitsplatzleiste anpassen zu dürfen, damit dieser Workflow eingebunden werden kann.

Wie sie das Dashboard einbinden können, entnehmen sie ganz einfach der beigefügten bebilderten Anleitung. In dieser zeigen wir ihnen zudem beispielhaft, wie sie gesperrte Artikel wieder frei geben können. Bei weiteren Fragen stehen wir ihnen natürlich gern zur Verfügung.

Hinweis: Bitte bedenken sie, dass es sich bei den Funktionen des Dashbards zum großen Teil um administrative Tools handelt, welche nur mit dem nötigen Hintergrundwissen ausgeführt werden sollten.

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Für das Produkt gotomaxx PDF Mailer 5 gibt es bis zum Jahresende 2011 eine Sonderaktion für Bestandskunden, die bisher die Version 4 einsetzen. Das Update von der Version 4 auf die Version 5 erhalten sie im angegebenen Zeitraum zum halben Preis.

Warum auf die aktuellste Version wechseln?

Der PDFMAILER 5 lernt „elektronische Rechnung“. Mit der aktuellen Version 5.1 können auch PDFMAILER Kunden die elektronische Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur an Businesspartner versenden und dies genauso, wie es der Gesetzgeber vorgibt. Dieser Service der Initiative „signaturen-kostenfrei.de“ ist für den PDFMAILER 5 Anwender ohne Zusatzkosten verfügbar.

Weitere Features des PDFMAILER 5

• Verbesserte Benutzerführung

• „1-Click zum PDF“ Technologie

• Grafiken und Briefpapiere direkt im Preview bearbeiten

•  Neuer Veröffentlichungsoptionen (Microsoft® Sharepoint®, FTP Upload)

Bitte beachten sie auch in diesem Zusammenhang

Produktpflege, Anpassungen an aktuelle und kommende Betriebssysteme, sowie Supportleistungen werden ausschließlich für die aktuelle Version 5 durch den Hersteller erbracht.

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Die BüroWARE enthält eine Reihe von Standardfunktionen, welche in der täglichen Arbeit mehr als hilfreich sein können. In unserer Rubrik "Wussten sie schon?" stellen wir ihnen diese Funktionen vor.

Wussten sie z.B. schon, dass BüroWARE über eine Art eigene "Taskleiste" verfügt? Sie kennen dies aus ihrer gewohnten Windows Umgebung, wobei sie hierbei für alle geöffneten Programme einen Eintrag in der Taskleiste erzeugen und somit problemlos zwischen den einzelnen Programmen wechseln können.

Diese Möglichkeit bietet sich ebenfalls in der BüroWARE, für die einzelnen geöffneten Programmteile. So können sie z.B. zwischen den Adressstammdaten, der Belegerfassung, dem Mailsystem, dem Terminassistenten und vielen weiteren Funktionen wechseln, ohne diese jeweils wieder neu aufrufen zu müssen. Benötigt wird hierfür lediglich eine gültige CRM/ OfficePlaner Lizenz und das Zugriffsrecht seine Arbeitsplatzleiste anpassen zu dürfen.

Wie sie die Fensterleiste einrichten, können sie ganz einfach beigefügten bebilderten Anleitung entnehmen.

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Die BüroWARE enthält eine Reihe von Tastenkombinationen und somit zusätzlichen Funktionen, welche selten genutzt werden. In unserer Rubrik "Wussten sie schon?" stellen wir ihnen diese Funktionen vor.

Wussten sie z.B. das die BüroWARE über eine adressbezogene Korrespondenzverwaltung verfügt? Voraussetzung dafür ist lediglich eine gültige CRM/ OfficePlaner Lizenz.

Auf einer Adresse stehend, kann so über die Tastenkombination "Strg+Shift+K", die Korrespondenzverwaltung des betreffenden Kunden oder Lieferanten aufgerufen werden. Sie haben dadurch die Möglichkeit Dokumente (z.B. PDF, Excel, Word, Bilddateien) im gesamtem Unternehmen, für jeden Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen. Und dies gezielt an der Stelle, an der sie es am schnellsten wieder finden.

Die Korrespondenzverwaltung kann individuell angepasst werden, wobei die Anzahl der Ablageordner, deren Bezeichnung und der Speicherort der Dokumente auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden können. Die Möglichkeiten sind dabei Versionsabhängig.

Die Anlage neuer Einträge ist ebenso einfach, wie der erneute Abruf der Dokumente und deren Weiterverarbeitung, bis hin zum direkten Mailversand des Dokumentes aus, der BüroWARE heraus. Die Screenshots geben ihnen einen kleinen Eindruck über die Möglichkeiten der Korrespondenzverwaltung.

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INOXISION ARCHIVEgate enthält eine Reihe von Standardfunktionen, welche in der täglichen Arbeit mehr als hilfreich sein können. In unserer Rubrik "Wussten sie schon?" stellen wir ihnen diese Funktionen vor.

Wussten sie z.B. schon, dass sie Rechercheergebnisse nach einzelnen Spalten sortieren können, wobei diese individuell nach der Art der enthaltenen Informationen selektiert werden können. Im Standard wird jede Spalte mit der Sortierung "Text" versehen, wobei hier eben von A bis Z sortiert wird. Dagegen gibt es auch Zahlenspalten (z.B. die Belegnummer), bei denen eine Sortierung von 0 bis 9 sinnvoll ist. Den größten Nutzen von der Änderbarkeit der Sortierart, erhält man jedoch bei Datumsfeldern. 

Stellen sie sich dazu einfach auf die Bezeichnung der anzupassenden Spalte und öffnen über die "rechte Maustaste" das Auswahlmenü. Wählen sie anschließend das passende Format.

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Die BüroWARE enthält eine Reihe von Tastenkombinationen und somit zusätzlichen Funktionen, welche selten genutzt werden. In unserer Rubrik "Wussten sie schon?" stellen wir ihnen diese Funktionen vor.

Wussten sie z.B. das die BüroWARE automatisiert eine Routenplanung vornehmen kann? Grundlage bildet bis zur Version 5.33 die Webanwendung "map24". Ab der Version 5.4 wird dagegen "googlemaps" angesteuert.

Der Vorgang stellt sich denkbar einfach dar. Im Adressstamm wird eine Adresse ausgewählt und über die Tastenkombination "Strg+R" werden die Parameter an die Webanwendung übergeben. Dabei wird zum einen ihre Firmenadresse (aus dem Firmenstamm) und zum anderen die ausgewählte Adresse übergeben. Schneller kann eine Routenplanung nicht erfolgen und dies komplett ohne manuelle Eingaben.

Hinweis: Beachten sie bitte das sich map24 und Nokia zusammengeschlossen haben. Daher kann es zu Problemen bei der Routenplanung kommen, wenn noch keine Version 5.4 eingesetzt wird. In den aktuellesten Version der 5.33 ist die Ansteuerung von googlemaps ebenfalls bereits enthalten.

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BüroWARE speichert eine Vielzahl an verschiedenen Daten, wie Artikel- und Adressangaben, Preise, Definitionen und vieles mehr. Werden diese Daten außerhalb der BüroWARE benötigt, müssen sie exportiert werden. Als bekanntes und weit verbreitetes Exportmedium kann MS Excel benutzt werden. Mittels einer Excel-Datei kann man die Datei nicht nur auflisten, sondern sie strukturieren und formal bzw. designtechnisch darstellen.

SBS hat deshalb eine Möglichkeit geschaffen, beliebige BüroWARE-Daten in einer formal gestalteten MS Excel-Datei darstellen zu können. Dafür ist nur eine Installation des Programms MS Excel auf dem BüroWARE-Server notwendig. Es werden dabei die Dateiendungen „.xlsx“ und „.xls“ unterstützt, womit wir auch die MS Excel Versionen 2007 und 2010 unterstützen.

Als Gestaltungsmöglichkeiten für die Excel-Datei soll ein kleiner Auszug gegeben werden:

• Gestaltung der Schrift (Fett, Kursiv, Unterstrichen, Schriftgröße, Schriftfarbe)
• Gestaltung des Rahmens (Linienart, Linienstärke, Liniendicke, Linienort)
• Gestaltung der Zellen (Zellenfarbe, Wortumbruch, Zellen verbinden, Horizontale und Vertikale Ausrichtung)
• Gestaltung der Spalte (Spaltenweite, Formatierung)
• Gestaltung der Seite (Seitenlayout, Kopf- und Fußzeile, Zoomfaktor)
• Einbindung der Inhalte aus der BüroWARE
• Einbindung von vorgegebenen Standardwerten und Überschriften
• Bedingte Gestaltung der einzelnen Elemente (Bsp. Spalte wird nur gefüllt, wenn in den BüroWARE-Daten ein bestimmter Zustand erreicht ist)

Die erstellte Excel-Datei kann zur Ablage oder Weitergabe benutzt werden. Es ist jedoch auch eine Art Datenpflege denkbar. Die Daten in der Excel-Datei werden durch den Anwender passend geändert. Dadurch entstehen Daten, die zwar in der Excel-Datei gepflegt, aber noch nicht in der BüroWARE enthalten sind.

Auch hier hat SBS eine Möglichkeit geschaffen, die Daten aus der Excel-Datei zurück in die BüroWARE zu übertragen. Dafür wird die MS Excel-Datei eingetragen und die Werte je Spalte in die BüroWARE importiert.

Somit gibt es die Möglichkeit, die Daten in einem Kreislauf erst aus der BüroWARE zu exportieren, in MS Excel anzupassen und wenn nötig, wieder aus der MS Excel Datei zurück in die BüroWARE zu übertragen.

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Der Kunde definierte die Anforderung, aus der BüroWARE heraus Belege via Fax senden zu können. Dabei wird der GFI Faxdruckertreiber eingesetzt und aus der BüroWARE automatisiert angesteuert.

Auf Workflowbasis werden nun per Klick alle Daten zusammengestellt, das für die Belegart zuständige Druckformular ermittelt und die Nummer des Faxempfängers aus den Stammdaten der BüroWARE ermittelt. Hierbei ist die Unterteilung in hinterlegte Ansprechpartner, oder den eigentlich Stammsatz der Adresse von entscheidender Bedeutung, für die Ermittlung der korrekten Empfängernummer. Der Bediener hat dennoch jederzeit die Möglichkeit, die Empfängernummer manuell zu definieren.

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Inoxision hat am 20.07.2011 den inoxision/ cobra CRM Connector 2011 freigegeben.

Der Connector bietet einen reichhaltigen Leistungsumfang und verzahnt die Produkte inoxision ARCHIVE und cobra CRM PRO 2011, cobra CRM PLUS 2011, oder Cobra Adress PLUS 2011 nahtlos miteinander.

Unter anderem stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

- Ablage von in Cobra erzeugten Dokumenten

- Ablage von E-Mails

- Scanaufruf direkt aus Cobra CRM

- Verschlagwortung mittels Cobra CRM Daten

- Direktaufruf der Dokumente, aus Cobra CRM heraus

- Dokumente direkt aus cobra per Mail senden

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Ab dem 01.09.2011 sind es noch genau 15 Monate bis zur Umstellung auf die 8stellige PZN Nummer. Für Leistungserbringer wird es daher Zeit sich mit dem Thema zu befassen.

Auf der Seite www.pzn8.de finden sie nicht nur den aktuellen Zeitplan bis zur Einführung der 8stelligen PZN, sondern auch einen umfassenden Frage- und Antwortenkatalog, sowie weiteres Informationsmaterial.

Wir als SBS Datensysteme GmbH sind für sie da, wenn es darum geht: Ist unser ERP System fit für die PZN8? Sprechen sie uns einfach an.

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Das BMF hat am 19.04.2011 einen "Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch Art. 5 des StVereinfG 2011" veröffentlicht.   

Link zum Fragenkatalog

Belege direkt als PDF ausgeben und als Anhang via Mail versenden? Das alles in einem Schritt und mit automatischer Datenübergabe aus der BüroWARE (z.B. Mailadressen, Belegnummer, Mailbetreffzeile, etc.)? Kein Problem, wir bieten das passende Produkt, mit dem gotomaxx PDF Mailer. Informieren sie sich einfach unter gotomaxx über die Möglichkeiten des PDF Mailers, oder sprechen uns direkt an.

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Ein paar Highlights der Version 3.2:

   - neues Modul: OCRServer
   - Unterstützung von QR Codes - 2D Barcode
   - QR Code Schere
   - QR Code Stapelverarbeitung
   - QR Code Generator (z.B. zur Integration in ERP System)
   - neue Barcode Engine
   - Reguläre Ausdrücke in der Stapelverarbeitung
   - Zentrale und lokale Speicherung von Masken, Aufgaben, Workflow
   - mehrzeilige Schlagwortfelder (Mulitline)
   - formatierte Schlagwortfelder (z.B. für Datum, Zahlen usw)
   - Status der letzen OCR Schere bleibt aktiv (Parameter)
   - Seitenbreite bei Vorschau bleibt gespeichert (Parameter)
   - versenden von recherchierten Dokumenten per Mail (Mausklick)
   - Umgebungsvariablen bei Ablage, Recherche, Verrechtung
   - erweitertes Zugriffsprotokoll je Dokument
   - erweiterte Gruppen, Benutzerverwaltung
   - Anbindung an Nuance PDFConverter
   - Multi Workflowserver (Master - Slave)
   - uvm.

Bei Fragen zum aktuellen Update, sprechen sie uns einfach an.

*Bitte beachten Sie das das Update auf die Version 3.2 für Kunden ohne gültige Software Subscription kostenpflichtig ist, die dann notwendige Lizenz erhalten Anwender von Ihrem Fachhandelspartner.

*Kunden mit gültiger Subscription erhalten die notwendige Lizenz automatisch beim ersten Start des ARCHIVEmanager der Version 3.2. Bitte beachten Sie das hierzu eine aktive Internetverbindung notwendig ist.

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