Hochwertige OCR-/ Barcode-/ und QR-Code-Erkennung
Andruck eines QR Codes über mitgelieferten QR Code Generator - manuell oder automatisiert aus einer Fremdanwendung (Bild: 1/5)
Ergonomisch werden mit inoxision ARCHIVE eingescannte Seiten zu Dokumenten zusammengestellt und verschlagwortet. Die OCR Erkennung (optional mit phonetischer Technologie) hilft Ihnen dabei und bildet gerne auch einen Volltextindex. Die Scannerhardware wird über den TWAIN Standard oder dem Scan-to-File bzw. Scan-to-FTP Verfahren erreicht. Mit dem optionalen Modul inoxision ARCHIVE NetScan werden lokal angeschlossene Scanner für alle inoxision ARCHIVE Benutzer nutzbar.
Formularerkennung und Rückläuferbelege
Einmalige Definition der Maskenfelder für die OCR Erkennung, pro Dokumentenart (Bild: 1/2)
Mit dem inoxision ARCHIVE Modul „Stapelverarbeitung“ werden Dokumente wiederkehrender Geschäftspartner erkannt und vollautomatisch verschlagwortet. Ideal ist dies bspw. beim Ablegen von Eingangsrechnungen. Weiterhin werden durch diese Technologie auch Rückläuferbelege automatisch zugeordnet, bspw. beim Ablegen von unterschriebenen Kundenlieferscheinen.
Userbezogene Postfächer und Postverteilerstelle
Posteingang mit Übersichts- und Vorschaubereich (Bild: 1/2)
Unternehmen, welche an einer zentralen Stelle alle Posteingänge scannen und dann an die zuständigen Mitarbeiter oder Abteilungen verteilen, erhalten mit der inoxision ARCHIVE Postfachfunktion das ideale Werkzeug. Zudem nutzt der Workflowserver von INOXISION ebenfalls die Postfachfunktion, um Informationen über nicht korrekt verarbeitet Automatikaufgaben an die entsprechenden MItarbeiter weiter zu vermitteln. Somit sind Administratoren immer aktuell informiert. So zugestellte Dokumente, können direkt weiter bearbeitet und somit korrekt archiviert werden.
Integrationsclient / Scanclient
Mit dem inoxision ARCHIVE Integrationsclient wird ein Einscannen aus angebundenen Softwarelösungen möglich, selbstverständlich mit Schlagwortübergabe. Sinnvoll ist das bspw. während des Erfassens einer Eingangsrechnung in einem Warenwirtschafts- oder Finanzbuchhaltungssystem.
Hier kann der Anwender direkt beim Erfassen einer Eingangsrechnung in einer Finanzbuchhaltungssoftware den Scannvorgang für den eigentlichen Papierbeleg auslösen. Da die, in diesem Beispiel Finanzbuchhaltungssoftware, hier die Dokumentenschlagwörter wie Belegnummer oder Lieferant mit übergeben kann, wird das Dokument beim Scannen automatisch verschlagwortet.
An welchen Stellen und in welchen Konstellationen eine externe Software den inoxisionARCHIVE Integrationsclient nutzt, ist komplett frei gestaltbar – in der Praxis lassen sich verschiedene Lösungen erzielen.
Technische Voraussetzung: Die externe Software muss eine Textdatei ablegen sowie ein externes Programm aufrufen können.
DMS Modul
Frei definierbare Exploreransicht (Bild: 1/2)
Mit dem inoxision ARCHIVE DMS Modul stehen umfangreiche Funktionen zur optimalen Organisation Ihrer Dokumentenverwaltung zur Verfügung. Neben der Integration in Microsoft® Office integriert der inoxision „Explorer“ verschiedenste Softwareprodukte wie z.B. Open Office oder auch CAD Anwendungen.
Im Gegensatz zur reinen Archivierung bei der Dokumente zur endgültigen Ablage im Archiv gespeichert werden und danach in der Regel nicht mehr verändert werden, sind Dokumente in einem DMS System während Ihrer Lebensdauer, ständigen Veränderungen unterworfen.
Funktionen für Teamarbeit, das Aus- bzw. Einchecken von Dokumenten, direkte Integration in die Microsoft® Office Produktpalette und der „inoxision Explorer“ unterstützen den täglichen Umgang mit großen Dokumentenmengen.