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E-Mail Archivierung

Manuelle Ablage und Recherche aus Microsoft Outlook heraus. (Bild: 1/2)

Anzeige des Rechercheergebnis als Übersicht und Detaildarstellung. (Bild: 2/2)

Hervorragend ist inoxison ARCHIVE als E-Mail-Archivsystem einzusetzen. Mit dem inoxison ARCHIVE Modul Mailconnect werden serverbasierend die Mailkonten von bpsw. Mircrosoft Exchange, Tobit David oder Lotus Notes vollautomatisch überwacht und archiviert. Unabhängig hiervon beinhaltet inoxison ARCHIVE eine Maildirektablage aus Microsoft Outlook und dem Tobit David Infocenter, mit welcher einzelne E-Mails gezielt archiviert werden können. Richtungweisend komfortabel ist der Volltextindex, den inoxision ARCHIVE unter Berücksichtigung   der E-Mail Anhänge bildet. Bei der Recherche nach einem E-Mail genügt es, wenn Sie nach einem im E-Mail Anhang vorkommenden Textfragment suchen.

Im Rahmen der GdPdU sind Unternehmen in Deutschland zum revisionssicheren Ablegen von steuerrechtlich relevanten Daten verpflichtet. In der Praxis herrscht Unsicherheit, welche E-Mails als steuerrelevant gelten.
Eindeutig ist jedenfalls, das per eMail eingehende Eingangsrechnungen mit der jeweiligen Mailsignatur revisionssicher abgelegt werden müssen, damit sie Vorsteuerabzugsfähig sind.

Es wird spekuliert, dass noch etliche weitere Mailnachrichten, wie bspw. Bestellungen oder Auftragsbestätigungen eine steuerliche Relevanz haben. Aus diesem Grund gehen viele Unternehmen dazu über, einfach den gesamten Mailverkehr zu archivieren. Bei einer späteren Prüfung kann nichts fehlen.
Mit inoxision ARCHIVE Mailconnect kann sowohl eine vollautomatische Ablage, jedes Mail wird automatisch archiviert, oder eine halbautomatische Ablage, wo Sie entscheiden ob eine eMail archiviert wird oder nicht.

Eingehende Telefaxnachrichten

Mit inoxision ARCHIVE werden auch per Computer empfangene Telefaxe archiviert. Hier sind ebenfalls die Faxdienste von bspw. Tobit David oder Microsoft anbindbar. Vorbildlich ist die Volltext-OCR-Erkennung, mit welcher inoxision ARCHIVE die Telefaxe verschlagwortet. Bei entsprechender Schriftqualität fnden Sie ein Telefax über eines auf diesem vorkommenden Wort wieder.